Introducción, Realidad y efectos no deseados
Cuando he dictado charlas de inducción, hago la misma dinámica a todos los grupos de ingresantes... ¿dónde queda el norte geográfico?, luego comienza un pequeño debate y los esfuerzos de convencimiento por hacer prevalecer la opinión de cada uno. Después de un minuto nadie se pone de acuerdo o al menos quedan grupos con cierto convencimiento de dónde queda el norte geográfico.
Obviamente, la dinámica tiene una finalidad: demostrar que cuando no hay una guía, un direccionamiento, alguien que señale el camino de hacia donde hay que ir, el grupo queda confundido. El viejo cuento del "barco a la deriva" se vuelve a repetir, como si fuese un fenómeno de inercia ya acostumbrado en el sector público . Y lo peor de todo es que es una forma de comprobar cómo se encuentra el Estado Peruano si sus propios trabajadores no tienen en claro los fines y objetivos de la entidad para la que laboran.
Las prácticas sobre Inducción en el Estado han comenzado en los últimos 15 años, al inicio tímidamente, con incredulidad, con reticencia, por cumplir con la creencia de quien se encuentra como responsable del manejo de la Entidad. Pero todavia son pocas las entidades que lo practican, algunos bajo un programa estructurado, con una secuencia de charlas y talleres, otros con una simple charla. También se ha dado el caso de entidades que iniciaron esta práctica, pero luego dejaron de hacerlo, o lo hacen con cierta intermitencia.
Que ha sucedido o viene ocurriendo en casi todas las Entidades (cualquiera que fuese su nivel de gobierno)? El personal ingresante rápidamente se desilusiona y ve frustradas sus expectativas de desarrollo profesional. Es entonces cuando por el hecho de continuar con sus responsabilidades cada trabajador empieza a cumplir sus funciones bajo un enfoque personal, y si tiene suerte, bajo las directrices de su área de trabajo. Claro está que la cosa no es tan trágica porque de alguna manera se llegan a cumplir las metas trazadas. El fantasma de la "responsabilidad administrativa" es lo que finamente empuja a los trabajadores del Estado a que éste cumpla con sus fines y objetivos. Pero ésta situación hace sostenible la motivación del trabajador?. Hace sostenible una generación de un buen clima laboral?. Hace que se brinden buenos servicios a los usuarios y ciudadanos?
Que es la Inducción y para que sirve
Otra pregunta que he realizado al personal ingresante (o reingresante) es saber si alguna vez recibieron una charla o pasaron por un Programa de Inducción y la respuesta ha sido negativa. Rara vez he recibido respuestas afirmativas. Y lo que llama la atención es que un porcentaje menor de los participantes tiene una buena expectativa de la Inducción. La gran mayoría, entre los cuales incluyo a personas con cierta experiencia de labores en el sector público, cree que es una práctica estéril, pues solo es una charla mas o una pérdida de tiempo.
La Inducción es parte del proceso de socializacion de la persona ingresante o reingresante a una organización, pues además de conocer las funciones del puesto, deberá conocer las prácticas y costumbres de las personas que la integran, tanto de los mandos intermedios y superiores como de sus compañeros de área y de otras áreas. Además de ello, deberá ir conociendo otros aspectos: procedimientos internos, relaciones con areas internas, proveedores externos, medidas de seguridad, derechos y obligaciones, reglamentaciones, políticas, etc. En las organizaciones que mantienen estas prácticas de Inducción, se preocupan por hacer conocer los fines y objetivos anuales, asi como la razón de ser o la finalidad para la cual existe y a quienes se deben.
Por consiguiente, la Inducción es una etapa en la que se proporciona información básica de la entidad y se da a conocer como es qué la organización, además de la necesidad de cubrir puestos vacantes, los necesita, con lo cual se convierte en la ocasión para que el personal alinee y oriente sus expectativas profesionales y personales con los fines de la organización. La entidad pueda dar una buena imagen dando a conocer sus fines y funciones, en especial si se trata de una organización del sector público, y con ello se preserva la continuidad de una filosofía de trabajo. Por el contrario, la ausencia de los procesos de inducción conducen a un corte de esa fluidez que debe existir tanto entre el personal que ya tiene años de servicios y los nuevos miembros de la entidad.
Conviene resaltar que la Inducción no solo debe reducirse a un mero conjunto de charlas de información. Se logrará una mayor asimilación de acuerdo a la metodología usada para impartir este tipo de programas. Los denominados Programas de Extensión que algunas entidades públicas vienen utilizando como especie de etapa previa o requisito del puesto para poder acceder a un puesto vacante podrían considerarse como una Induccion Previa. De igual modo el curso previo que se viene programando dentro del proceso de Selección de los Gerentes Públicos también guarda esta caracterísitica. Sin embargo, dichos programas podrían adolecer de no ser tan impactantes si es que la entidad pública no se preocupase por el uso de la metodología a utilizar. Si bien es cierto que hay abundante información por proporcionar al personal ingresante o reingresante, también es cierto que dicho esfuerzo será inútil si no se logra que la misma sea asimilada. La presencia combinada de las charlas como de los talleres es una buena metodología, lo que conlleva a que el Programa de Inducción sea estructurado adecuadamente, motivo por el cual hace que este tipo de Programas ya tengan una duración de dos o tres días. Recordemos que en las organizaciones mundiales lideres, preocupadas por mantener su cultura organizacional, estos programas tienen duración entre semanas y hasta un mes.
Su impacto dentro de la Gestión de RRHH y en la Gestión Institucional
Es una premisa esencial que la gestión de recursos humanos efectuada de manera estratégica repercute en la gestión institucional. Esto es que el gerenciamiento de los diversos sub procesos para gestionar a las personas generan impacto en la gestión de una entidad pública. Asi, por ejemplo, es sabido que si no se efectúa una adecuada selección de personas la entidad no podrá conseguir los objetivos deseados ni menos el cumplimiento de sus funciones.
Del mismo modo, la Inducción es uno de los sub procesos de la gestión de recursos humanos. Tal como lo hemos descrito en líneas anteriores, luego de la selección efectuada, la (s) persona (s) que reciben Inducción están más predispuestos a direccionar sus esfuerzos profesionales y personales tanto para el cumplimiento de sus funciones como para el logro de los objetivos del área y por ende de la entidad. Además de ello, este esfuerzo lo realiza teniendo en cuenta el contexto interno y externo en que se encuentra la organización pública a la que pertenece, pues puede orientar su creatividad para que las políticas públicas que ejecute el Estado tengan impacto en la ciudadanía.
Nuestra experiencia nos ha demostrado la repercusión del proceso de inducción. El grado de conflictividad interna se reduce, pues la información proporcionada en los procesos de inducción permite a los ingresantes o reingresantes tener la tranquiidad necesaria para poder actuar ante ciertos hechos menores que luego podrían tener una incidencia negativa innecesaria. Por ejemplo, saber cuáles son sus derechos y obligaciones, la fecha de pago, los procedimientos previos para el pago, los procedimientos en caso de descanso médico, los servicios complementarios que proporciona la entidad (topico médico, guarderia, lactario, comedor, etc.), las medidas de seguridad y salud en el trabajo, la diferencia entre regímenes laborales (escala salarial, conceptos remunerativos, beneficios, etc.) y cómo la entidad viene dando tratamiento a estas diferencias, entre otros. Llegado el momento, los reclamos innecesarios no se producen, la incertidumbre desaparece y se gana tranquilidad en el área de trabajo. De acuerdo al índice de rotación de la entidad, los procesos de inducción llevados adecuadamente aportan a la tranquilidad en la entidad, dado que las diversas áreas de trabajo contarán con personas que desde el inicio sabrán orientar sus esfuerzos laborales.
Como todo proceso, se debe medir su impacto y para ello dependerá del enfoque de la entidad para establecer los indicadores de medición. Creemos que el impacto mayor y trascendente será en verificar que la organización pública mantenga o supere sus metas trazadas, así como el hecho de que se vaya generando una adecuada mística de trabajo alineado con la misión de la entidad. Otros aspectos también pueden ser medibles, siempre que el enfoque de gestión de recursos humanos requiera de una mayor información precisa para cuantificar sus resultados. Entre ellos, el enfoque de la gestión por competencias.
Induccion y Gestion de Recursos Humanos por Competencias
Progresivamente la gestión de recursos humanos por competencias va ganando adeptos en las entidades públicas. Algunas de ellas cuentan inclusive con diccionarios de competencias, entre las cuales se pueden destacar las competencias organizacionales.
Como es sabido, el perfil del puesto puede contener una serie de competencias: las del puesto y las organizacionales. Estas últimas son aplicables a todos los puestos de la entidad, pero en distintos niveles de exigencia. Con ello se pretende que el personal ingresante o reingresante pueda desempeñar sus funciones desde la identificación de conductas específicas observables, así como para generar identidad con la organización.
Los procesos de Inducción son también la oportunidad propicia para efectuar el primer alineamiento de competencias que se espera que los nuevos integrantes alcancen en un corto tiempo. Como sabemos, en el proceso de selección, los candidatos fueron evaluados bajo diversas pruebas, entre las cuales, bajo este enfoque de gestión, las competencias han debido ser materia de medición, producto del cual arrojaron un resultado. La comparación de este último con el perfil de competencias deseado hacen surgir la brecha existente.
Si la entidad se preocupa en ello, efectuará un primer alineamiento del mismo durante el Programa de Inducción, dando a conocer en qué consiste cada una de ellas, los comportamientos que se deben mostrar y los resultados que se esperan del mismo. Los talleres vivenciales ayudan a generar conciencia y sensibilidad en las personas seleccionadas. Por consiguiente, deberán diseñarse y programarse dentro del Programa de Inducción.
La medición de este alineamiento de competencias dependerá de los criterios de evaluación. Además de ser un sub proceso, la Inducción puede ser vista también como una primera capacitación, del cual se puede obtener información de la mejora de las competencias, a través de la evaluación del impacto de la misma. Esto puede verse reflejado a los dos o tres meses mediante el método de evaluación que la entidad crea conveniente. La idea es que se obtenga la información necesaria para verificar si las brechas de competencias se están acortando.
Del mismo modo, la Inducción es uno de los sub procesos de la gestión de recursos humanos. Tal como lo hemos descrito en líneas anteriores, luego de la selección efectuada, la (s) persona (s) que reciben Inducción están más predispuestos a direccionar sus esfuerzos profesionales y personales tanto para el cumplimiento de sus funciones como para el logro de los objetivos del área y por ende de la entidad. Además de ello, este esfuerzo lo realiza teniendo en cuenta el contexto interno y externo en que se encuentra la organización pública a la que pertenece, pues puede orientar su creatividad para que las políticas públicas que ejecute el Estado tengan impacto en la ciudadanía.
Nuestra experiencia nos ha demostrado la repercusión del proceso de inducción. El grado de conflictividad interna se reduce, pues la información proporcionada en los procesos de inducción permite a los ingresantes o reingresantes tener la tranquiidad necesaria para poder actuar ante ciertos hechos menores que luego podrían tener una incidencia negativa innecesaria. Por ejemplo, saber cuáles son sus derechos y obligaciones, la fecha de pago, los procedimientos previos para el pago, los procedimientos en caso de descanso médico, los servicios complementarios que proporciona la entidad (topico médico, guarderia, lactario, comedor, etc.), las medidas de seguridad y salud en el trabajo, la diferencia entre regímenes laborales (escala salarial, conceptos remunerativos, beneficios, etc.) y cómo la entidad viene dando tratamiento a estas diferencias, entre otros. Llegado el momento, los reclamos innecesarios no se producen, la incertidumbre desaparece y se gana tranquilidad en el área de trabajo. De acuerdo al índice de rotación de la entidad, los procesos de inducción llevados adecuadamente aportan a la tranquilidad en la entidad, dado que las diversas áreas de trabajo contarán con personas que desde el inicio sabrán orientar sus esfuerzos laborales.
Como todo proceso, se debe medir su impacto y para ello dependerá del enfoque de la entidad para establecer los indicadores de medición. Creemos que el impacto mayor y trascendente será en verificar que la organización pública mantenga o supere sus metas trazadas, así como el hecho de que se vaya generando una adecuada mística de trabajo alineado con la misión de la entidad. Otros aspectos también pueden ser medibles, siempre que el enfoque de gestión de recursos humanos requiera de una mayor información precisa para cuantificar sus resultados. Entre ellos, el enfoque de la gestión por competencias.
Induccion y Gestion de Recursos Humanos por Competencias
Progresivamente la gestión de recursos humanos por competencias va ganando adeptos en las entidades públicas. Algunas de ellas cuentan inclusive con diccionarios de competencias, entre las cuales se pueden destacar las competencias organizacionales.
Como es sabido, el perfil del puesto puede contener una serie de competencias: las del puesto y las organizacionales. Estas últimas son aplicables a todos los puestos de la entidad, pero en distintos niveles de exigencia. Con ello se pretende que el personal ingresante o reingresante pueda desempeñar sus funciones desde la identificación de conductas específicas observables, así como para generar identidad con la organización.
Los procesos de Inducción son también la oportunidad propicia para efectuar el primer alineamiento de competencias que se espera que los nuevos integrantes alcancen en un corto tiempo. Como sabemos, en el proceso de selección, los candidatos fueron evaluados bajo diversas pruebas, entre las cuales, bajo este enfoque de gestión, las competencias han debido ser materia de medición, producto del cual arrojaron un resultado. La comparación de este último con el perfil de competencias deseado hacen surgir la brecha existente.
Si la entidad se preocupa en ello, efectuará un primer alineamiento del mismo durante el Programa de Inducción, dando a conocer en qué consiste cada una de ellas, los comportamientos que se deben mostrar y los resultados que se esperan del mismo. Los talleres vivenciales ayudan a generar conciencia y sensibilidad en las personas seleccionadas. Por consiguiente, deberán diseñarse y programarse dentro del Programa de Inducción.
La medición de este alineamiento de competencias dependerá de los criterios de evaluación. Además de ser un sub proceso, la Inducción puede ser vista también como una primera capacitación, del cual se puede obtener información de la mejora de las competencias, a través de la evaluación del impacto de la misma. Esto puede verse reflejado a los dos o tres meses mediante el método de evaluación que la entidad crea conveniente. La idea es que se obtenga la información necesaria para verificar si las brechas de competencias se están acortando.
Su relación con la Cultura Organizacional y el Código de Ética de la Función Pública
Al comienzo de este artículo les comentaba que suelo hacer una dinámica, luego del cual se extrae la reflexión de que la ausencia de un direccionamiento genera un silencioso desconcierto en el personal ingresante acerca de la entidad y de sus procedimientos internos. Testimonios de personas que nunca recibieron una Inducción aceptaron que su permanencia en la entidad a la que ingresaron, si bien fue tranquila y sin novedad, no pudieron evitar sentir la incertidumbre por desconocer aspectos internos menores que posteriormente generaron una idea errónea innecesaria, preguntando a otros compañeros que tampoco recibieron una inducción, averiguando por su cuenta y probablemente recibiendo información distorsionada, generando molestia y comentarios adversos. Todo lo cual conlleva a trabajar en un ambiente medianamente tranquilo para cumplir con las funciones del puesto.
Este ambiente de incertidumbre también se traslada a la concepción de trabajo y su relación con la entidad para la cual presta su servicio. Todas las personas tienen una idea de su labor, enmarcadas bajo una concepción mayor de lo que pueda significar "gestionar el sector público". Por consiguiente, sin inducción, serán pocos los esfuerzos por generar líneas de trabajo comunes. Tarde o temprano surgirán los discusiones y desconciertos por "no ser escuchados" o "no ser tomado en cuenta sus aportes", pues ciertamente la falta de direccionamiento de la que hablábamos antes ya sería parte de la práctica, costumbre o de la cultura de una entidad pública. Es así como etiqueto a este fenómeno latente la existencia de "mil formas de gestionar el sector público".
Como parte de la reflexión de la dinámica, los participantes captan rápidamente la importancia de incorporar en sus "concepciones de trabajo" la idea de que sus esfuerzos profesionales o técnicos estén orientados al logro de la misión de la entidad así como de sus objetivos estratégicos, preguntándose de qué manera podrían hacerlo. La información que se proporciona a través de las charlas y talleres en la que se ha estructurado el Programa de Inducción tiene esa finalidad para que los participantes vayan generando creatividad, ideas, propuestas o proyectos de como llevar a cabo el logros de los fines institucionales. A la vez, el estar informados sobre los procedimientos internos en la entidad brinda no solo la tranquilidad de poder trabajar sino de que perciban la coherencia organizacional de la entidad pública. Esto es parte de la preservación (para algunos) o generación (para otros) de la cultura organizacional: un conjunto de costumbres y prácticas que generan el ambiente adecuado para cumplir con las funciones del puesto bajo un contexto cultural conformado por los fines y valores de la entidad.
Todas estas acciones no hacen más que tangibilizar lo que el Código de Etica de la Función Pública prescribe (Ley N° 27815) tanto en el hecho de buscar un Estado al servicio de la ciudadanía como en la difusión que se debe hacer de la misma. El Art. 3° del Código en mención, al establecer cuáles son los fines de la función pública, en buena cuenta lo que hace es establecer las premisas básicas y fundamentales de lo que debe ser la cultura organizacional en las entidades públicas. Esto debe ir concordado con los principios que rigen a cada poder del Estado (sus Leyes Orgánicas o Reglamentos) y por cada nivel de gobierno (Nacional, Regional o Local).
Tanto el Código de Etica de la Función Pública como la cultura organizacional de la entidad deben ser materia de difusión. Siguiendo la linea esbozada en el presente documento, la Inducción se convierte en una oportunidad importante para dar a conocer a los ingresantes o reingresantes estos aspectos, los que se añaden a otros que ya han sido descritos, más aquellos adicionales que cada entidad pública quiera incorporar en el Programa.
No está demás mencionar que el Art. 184° del D.S. 014-2014-PCM, Raglamento de la Ley del Servicio Civil prescribe a la Induccion como parte de la Gestión de Incorporación del personal que ingresa a una entidad pública.
Al comienzo de este artículo les comentaba que suelo hacer una dinámica, luego del cual se extrae la reflexión de que la ausencia de un direccionamiento genera un silencioso desconcierto en el personal ingresante acerca de la entidad y de sus procedimientos internos. Testimonios de personas que nunca recibieron una Inducción aceptaron que su permanencia en la entidad a la que ingresaron, si bien fue tranquila y sin novedad, no pudieron evitar sentir la incertidumbre por desconocer aspectos internos menores que posteriormente generaron una idea errónea innecesaria, preguntando a otros compañeros que tampoco recibieron una inducción, averiguando por su cuenta y probablemente recibiendo información distorsionada, generando molestia y comentarios adversos. Todo lo cual conlleva a trabajar en un ambiente medianamente tranquilo para cumplir con las funciones del puesto.
Este ambiente de incertidumbre también se traslada a la concepción de trabajo y su relación con la entidad para la cual presta su servicio. Todas las personas tienen una idea de su labor, enmarcadas bajo una concepción mayor de lo que pueda significar "gestionar el sector público". Por consiguiente, sin inducción, serán pocos los esfuerzos por generar líneas de trabajo comunes. Tarde o temprano surgirán los discusiones y desconciertos por "no ser escuchados" o "no ser tomado en cuenta sus aportes", pues ciertamente la falta de direccionamiento de la que hablábamos antes ya sería parte de la práctica, costumbre o de la cultura de una entidad pública. Es así como etiqueto a este fenómeno latente la existencia de "mil formas de gestionar el sector público".
Como parte de la reflexión de la dinámica, los participantes captan rápidamente la importancia de incorporar en sus "concepciones de trabajo" la idea de que sus esfuerzos profesionales o técnicos estén orientados al logro de la misión de la entidad así como de sus objetivos estratégicos, preguntándose de qué manera podrían hacerlo. La información que se proporciona a través de las charlas y talleres en la que se ha estructurado el Programa de Inducción tiene esa finalidad para que los participantes vayan generando creatividad, ideas, propuestas o proyectos de como llevar a cabo el logros de los fines institucionales. A la vez, el estar informados sobre los procedimientos internos en la entidad brinda no solo la tranquilidad de poder trabajar sino de que perciban la coherencia organizacional de la entidad pública. Esto es parte de la preservación (para algunos) o generación (para otros) de la cultura organizacional: un conjunto de costumbres y prácticas que generan el ambiente adecuado para cumplir con las funciones del puesto bajo un contexto cultural conformado por los fines y valores de la entidad.
Todas estas acciones no hacen más que tangibilizar lo que el Código de Etica de la Función Pública prescribe (Ley N° 27815) tanto en el hecho de buscar un Estado al servicio de la ciudadanía como en la difusión que se debe hacer de la misma. El Art. 3° del Código en mención, al establecer cuáles son los fines de la función pública, en buena cuenta lo que hace es establecer las premisas básicas y fundamentales de lo que debe ser la cultura organizacional en las entidades públicas. Esto debe ir concordado con los principios que rigen a cada poder del Estado (sus Leyes Orgánicas o Reglamentos) y por cada nivel de gobierno (Nacional, Regional o Local).
Tanto el Código de Etica de la Función Pública como la cultura organizacional de la entidad deben ser materia de difusión. Siguiendo la linea esbozada en el presente documento, la Inducción se convierte en una oportunidad importante para dar a conocer a los ingresantes o reingresantes estos aspectos, los que se añaden a otros que ya han sido descritos, más aquellos adicionales que cada entidad pública quiera incorporar en el Programa.
No está demás mencionar que el Art. 184° del D.S. 014-2014-PCM, Raglamento de la Ley del Servicio Civil prescribe a la Induccion como parte de la Gestión de Incorporación del personal que ingresa a una entidad pública.
Resumen
La Induccion es uno de los subprocesos de recursos humanos cuya trascendencia es un engranaje vital para que la entidad continue con el cumplimiento de sus propósitos y funciones, dado que además de proporcionar la información sobre la entidad para el cumplimiento de las funciones del puesto, también lo es para transmitir información de los procedimientos internos así como de las finalidades que la entidad debe cumplir ante la ciudadanía. Con ello, se logra forjar, generar y preservar la cultura organizacional de la entidad entre los cuales está el materializar los preceptos establecidos en el Código de Ética de la Función Pública. El impacto que se genera es que la entidad pública pueda responder a las necesidades de la ciudadania, a través de un personal que ha tomado conocimiento de su responsabilidad como parte de la organización pública y de cuyo talento nacen las iniciativas para cumplir con el servicio al país.
